“퇴사한 직원이 구글 드라이브 공유문서함에서 회사 파일을 삭제했다고?”
“중요한 계약서를 공유문서함에 올려놨는데, 갑자기 사라졌다!”
“팀원들끼리 공유한 문서가 자꾸 구글에 검색되는데, 어쩌죠?”
직장에서 파일을 공유하고 협업할 때, 구글 드라이브 공유문서함을 많이 사용하죠. 특히 무료로 이용할 수 있고, 간편하게 링크 공유가 가능하기 때문에 기업에서도 종종 활용합니다. 하지만 이렇게 편리한 만큼, 치명적인 리스크가 존재해요.
이번 글에서는 구글 드라이브 & 공유문서함의 개념과 특징, 업무용으로 사용했을 때의 문제점과 보안 리스크, 그리고 안전한 대안까지 살펴보겠습니다.
구글 드라이브란?
구글에서 제공하는 클라우드 스토리지 서비스로 각종 문서, 이미지뿐만 아니라 음악, 동영상 파일 등 다양한 데이터를 저장하고 관리할 수 있어요. 개인 및 기업 사용자가 파일을 저장하고, 공유하며, 실시간으로 공동 작업할 수 있도록 지원합니다.
- 무료 제공 용량: 15GB (Gmail, 구글 포토 포함)
- 파일 공유 방식: 이메일 초대 또는 링크 공유
- 권한 설정: 보기, 편집, 댓글 작성
- 실시간 협업: 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 공동 작업 가능
구글 드라이브 공유문서함이란?
구글 드라이브 공유문서함은 Google Workspace(기업용 구글 드라이브)의 기능 중 하나로 팀 단위의 파일 관리를 위한 별도 저장 공간입니다. 개별 사용자가 아닌 조직이 관리하는 파일 공간이에요.
하지만 개인 계정으로도 공유 문서함을 위 이미지처럼 이용할 수 있고, 일반적으로 통칭하는 구글 드라이브 공유문서함은 개인용을 의미합니다. 개인 계정에서 공유 폴더나 파일을 만들어 공유하고 공동 작업하는 방식이 일반적이에요.
구글 드라이브 공유문서함 장단점
장점
✅ 무료 사용 가능 → 기업용 서비스(Workspace)를 도입하지 않아도 파일을 공유할 수 있음
✅ 간편한 공유 방식 → 링크 하나로 누구나 쉽게 파일에 접근 가능
✅ 구글 문서와의 강력한 연동 → Docs, Sheets, Slides 등 실시간 협업 가능
단점 및 보안 리스크
🚨 데이터 유출 위험 → 공유 링크가 외부로 유출되면 누구나 접근 가능
🚨 퇴사자 계정 문제 → 개인 계정이 소유한 파일을 삭제하면 복구 불가
🚨 백업 기능 부재 → 실수로 삭제된 파일은 기업 차원에서 복구 불가능
🚨 파일 권한 관리 어려움 → 개인 계정 중심의 공유로, 팀 단위 권한 설정이 제한적
편리한 구글 드라이브 공유문서함, 업무용으로 사용하면 위험한 이유
개인적인 용도로는 이메일이나 링크 공유를 통해 개인 계정의 구글 드라이브 공유문서함을 공유하는 것은 괜찮습니다. 하지만 업무용 파일을 다룰 때는 다른 이야기지요. 기업 문서는 보안과 데이터 관리가 매우 중요합니다. 하지만 구글 드라이브 공유문서함을 이용하다 보면 다음과 같은 문제들이 발생할 수 있어요.
1) 퇴사자 계정 문제로 인한 파일 유실
직원이 퇴사하면서 개인 구글 드라이브에서 공유한 파일을 삭제하면 해당 문서에 접근할 수 없게 돼요. 의외로 많은 기업들이 비슷한 문제를 겪고, 비슷한 실수를 반복합니다.
회사 차원에서 백업 및 관리가 어렵기 때문에 중요한 파일이 사라질 위험이 커져요.
2) 외부 공유 링크 유출 위험
쉽게 만들 수 있는 공유 링크는 외부와 협업 시 매우 유용합니다. 하지만 공유 링크가 잘못 유출되면 누구나 문서를 열어볼 수가 있어요. 게다가 문서 권한 설정을 잘못하게 되면 경쟁사나 외부인이 회사 내부 자료를 볼 수도 있습니다.
3) 파일 백업 및 복구 기능 부족
구글 드라이브 개인 계정에서는 기업 차원의 중앙 집중식 백업이 어려워요. 실수로 파일을 삭제하면 복구할 방법이 사실상 없다고 볼 수 있습니다.
4) 권한 설정의 문제
만약 개인 계정으로 중요 문서의 권한 설정을 지정했다면, 추후 이 직원이 퇴사하면 공유자가 취소하지 않으면 부여받은 권한은 계속 남아있게 돼요.
구글 드라이브 공유문서함의 대안: 클라우다이크
이처럼 구글 드라이브 공유문서함은 업무용으로 사용하기에는 여러 가지 한계가 있습니다. 특히 개인 계정으로 회사 파일을 공유하면 퇴사 후 관리가 어려워지고, 중요한 자료가 유실될 위험도 커집니다. 실제로 퇴사한 직원에게 연락해 파일을 요청하거나 권한을 요청하는 난감한 상황이 발생하기도 하죠.
또한, 회사의 데이터가 한곳에서 체계적으로 관리되지 않고 여러 직원의 개인 계정에 분산되어 있다면, 정보가 불균형하게 전달되거나 최신 버전이 무엇인지 혼란스러울 수 있습니다.
직원 입장에서도 개인 계정을 업무에 사용하고 싶지 않을 수 있습니다. 하지만 기업이 적절한 클라우드 솔루션을 도입하지 않았거나, 기존에 도입한 서비스가 불편해 대안이 없기에 어쩔 수 없이 구글 드라이브 공유문서함을 사용한 것이죠.
그렇다고 보안이 취약한 구글 드라이브 공유문서함을 계속 사용할 수도 없고, 비용 부담 때문에 기업용 클라우드 서비스를 포기할 수도 없죠.
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✅ 보안 강화 → 링크 유출 위험 없이, 회사 계정 기반의 안전한 데이터 관리
✅ 퇴사자 파일 보호 → 개인 계정이 아닌, 팀 단위의 중앙 관리 시스템 적용
✅ 백업 및 복구 기능 제공 → 실수로 삭제해도 복구 가능, 자동 백업 기능 제공
✅ 세분화된 권한 관리 → 부서 및 사용자별 접근 권한을 설정해 보안 강화
✅ 합리적인 비용 → 기업 규모에 맞춘 유연한 요금제 선택 가능, 드롭박스, 구글 드라이브, 엘지웹하드보다 훨씬 비용 효율적
이제 중요한 업무 파일을 안전하게 보호하고, 편리하게 협업하세요.
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