3분 안에 이런 내용을 알 수 있어요!
- 일 잘하는 사람의 파일 관리 습관
- 회사 컴퓨터 바탕화면을 정리해야 하는 이유
- 문서정리 및 파일관리 꿀팁
일잘러의 기본 – 파일 관리에서 시작
직장인이라면 한 번쯤 겪어봤을 상황, 바탕화면과 컴퓨터 파일을 방치하면 이런 일을 겪을 수 있어요.
“최종본이 어딨는지 모르겠어요”
”파일명만 보고도 내용을 알 수가 없어 다 열어봐야 해요”
”중복 파일이 있어요”
”외부 공유용 파일을 못 찾겠어요”
”RAW 데이터가 어딨는지 모르겠어요”
”컴퓨터 용량이 꽉 찼어요”
이러한 상황들은 시간을 낭비하게 만들고 스트레스를 가중시킵니다. 회사에서 인정받는 일잘러가 되기 위해서는 먼저 파일 관리가 기본이죠. 업무 효율성을 높이는 파일 정리 습관이 직장 내에서의 성과로 연결됩니다.
💡 일잘러들의 공통점은 다음과 같아요.
- 컴퓨터 바탕화면이 깔끔해요
- 폴더 및 파일 정리, 자신만의 규칙으로 되어 있어요
- 데이터 백업을 항상 해둬요
- 업무용 파일은 클라우드 스토리지에 보관해요
깔끔한 파일 관리의 기본 원칙
그렇다면 파일을 체계적으로 관리하는 방법은 무엇일까요? 파일정리 및 폴더관리의 가장 기본 원칙과 방법을 알아볼게요.
1. 깔끔한 바탕화면 유지하기
메일이나 메신저 등을 통해 저장한 업무 파일이나 캡쳐 이미지 등을 그냥 바탕화면에 저장해두고 있지는 않나요? 혹은 작업 중인 초안 파일을 ‘언젠가는 열어보겠지’라는 마음으로 두기만 했다면 지금 바로 바탕화면 정리를 해야 합니다!
바탕화면 정리는 다음과 같이 해 보세요
- 중요 폴더 한 줄 배치: 작업 중인 프로젝트, 필수 폴더 등 핵심 폴더만 배치해 단순화합니다.
- 작업표시줄 고정: 자주 쓰는 폴더는 작업표시줄에 고정해 보세요.
- 즐겨찾기 설정: 자주 사용하는 폴더와 파일은 즐겨찾기 설정해서 빠르게 접근하세요.
2. 일관된 폴더 구조 만들고 파일 정리하기
폴더 구조를 간단하게 만들어 프로젝트, 부서, 연도, 업무 유형별로 정리해보세요. 예를 들어 아래 이미지처럼 일관된 구조를 먼저 만들어 보세요. 만약 동일한 업무를 한다면 연도가 아닌 업무 유형 또는 프로젝트명으로 시작하는 폴더 구조를 만들 수 있어요. 매년 다른 업무를 한다면, 아래 이미지와 같이 연도별 폴더 구조를 만드는 것도 좋아요 본인에게 맞는 방식으로 폴더 구조를 정해서, 파일을 정리해 보세요!
💡 일관된 폴더 구조 만들기, 어렵지 않아요! 이것만 지켜주세요.
- 대주제 → 소주제: 큰 주제(프로젝트나 부서)에서 작은 주제(세부 파일 종류)로 단계적으로 구조화합니다.
- 공유 폴더에는 동일한 규칙 적용: 모든 팀원이 동일한 폴더 규칙을 적용하도록 해 일관성을 유지합니다.
- 너무 많은 하위 폴더는 만들지 않기: 폴더 깊이를 3~4단계로 제한해 파일 찾기를 쉽게 합니다.
3. 명확한 파일 네이밍 규칙 설정하기
파일명을 봐도 무슨 내용인지 헷갈린다면, 지금 당장 파일명 규칙이 필요한 시기입니다. 누가 봐도 한눈에 봐도 알 수 있도록 파일 네이밍 규칙을 만들어 보세요. 물론 함께 사용하는 공유 파일의 경우, 원본 형식을 따르거나 회사/팀 규칙을 따라야 해요.
- 파일명 예시:
프로젝트명_문서종류_날짜_버전형식으로 작성해 파일 목적과 버전을 한눈에 파악할 수 있습니다. - 중복 방지: 이름에 날짜와 버전을 추가해 중복된 파일명 생성과 혼선을 방지합니다.
tip. 파일명, 가장 잘 맞는 방식을 선택하세요!
- 프로젝트명_문서종류_날짜_버전:
ABC프로젝트_계획서_20231021_v1 - 부서명_문서명_작성자_날짜:
마케팅팀_예산보고서_김대리_20231021 - 문서명_버전_날짜_작성자:
회의록_v3_20231021_이사원
일잘러는 클라우드 스토리지를 활용한다
모든 업무 자료를 클라우드 스토리지에 보관하면 언제 어디서든 정리된 파일에 빠르게 접근할 수 있어요. 파일 동기화가 필요한 이유와 클라우드 스토리지의 중요성은 다음과 같습니다:
- 언제 어디서나 최신 파일 접근 가능: 클라우드 스토리지 자동 동기화 기능을 통해 사무실 밖에서도 최신 파일을 바로 사용할 수 있습니다. 재택근무, 출장, 원격근무 중에도 업무 연속성을 유지하기 위해 필수적입니다.
- 혼란 없는 파일 관리: 팀원마다 파일 버전이 달라 업무에 혼선이 생긴 경험이 있으신가요? 파일이 동기화되지 않으면 중복 파일과 버전 혼란이 발생할 수 있습니다. 클라우드 스토리지의 자동 동기화 기능은 이러한 문제를 해결하고, 팀 전체가 항상 동일한 버전의 파일을 사용하도록 보장하여 효율적인 협업을 가능하게 해줘요.
- 보안성과 백업 기능: 파일을 로컬 장치에만 보관할 경우, 예기치 못한 사고로 데이터가 유실될 위험이 있습니다. 클라우드스토리지의 자 동백업과 보안 조치는 이러한 위험을 줄여줍니다. 또한 접근 권한 관리로 민감한 정보에 대한 불필요한 접근을 차단하여 보안을 강화할 수 있는 장점도 있어요.
- 효율적인 대용량 파일 공유: 팀원뿐 아니라 외부 협력 업체와의 대용량 파일 공유가 필요할 때, 클라우드 스토리지의 링크 공유 기능을 활용하면 파일을 쉽게 전달하고 불필요한 시간과 리소스를 절약할 수 있어요. 공유해야 하는 경우, 클라우드 스토리지의 공유 기능(url 링크 등을 통해)은 모든 불필요한 시간과 리소스를 절약해 줍니다.
국내 대표 클라우드 스토리지, 클라우다이크는 이 모든 기능을 제공하여 업무 파일을 체계적으로 관리하고 어디서든 자유롭게 작업할 수 있게 지원합니다.
일잘러 되기, 절대 어렵지 않습니다! 작은 변화가 큰 차이를 만듭니다. 파일 정리와 관리가 잘 되어 있으면 업무 효율성은 물론, 스트레스까지 줄일 수 있어요. 일잘러의 첫걸음은 깔끔한 파일 관리에서 시작됩니다. 지금 바로 클라우다이크의 무료 체험을 통해 체계적인 파일 관리와 보안을 경험해보세요.
