퇴사자 파일 삭제, 우리 회사도 예외일까요?
기업의 소중한 자산인 데이터, 어떻게 관리하고 계시나요?
많은 기업이 초기 비용을 고려해 NAS, 외장하드, 개인 클라우드 스토리지 등으로 파일을 관리합니다. 규모가 작을 때는 큰 문제가 없어 보이지만, 인력 이동이 잦아지고 업무가 늘어나면 파일 관리가 개인에게 의존되는 구조는 리스크가 됩니다. 특히 퇴사자가 발생하는 순간 그동안 보이지 않던 문제가 드러납니다.
제조업 강소기업 바이저 역시 NAS(네트워크 공유 폴더∙나스) 기반으로 파일을 운영해 왔습니다. 그러나 퇴사 과정에서 일부 업무 파일이 삭제됐고, 복구가 쉽지 않은 상황을 겪으면서 파일 관리 체계를 다시 점검하게 되었습니다.
기존 NAS 환경, 이런 점이 위험하고 불편했어요
바이저는 사내 NAS를 통해 팀 공용 폴더 방식으로 파일을 관리해 왔습니다. 경영지원팀은 반복적인 문서 관리와 퇴사자 계정 정리를 함께 담당하고 있어, 파일 접근성과 체계적인 관리가 업무 효율에 중요한 요소였습니다. 하지만 운영 과정에서 한계가 드러났습니다.
- 퇴사자 파일 삭제 및 복구의 어려움 가장 큰 도입 계기였습니다. 실제로 퇴사자가 일부 업무 파일을 삭제한 사례가 있었고, NAS 환경에서는 이를 즉시 추적하거나 복구하는 데 한계가 있었습니다. 이 일을 통해 파일 관리가 개인 단위에 의존하고 있었다는 점을 인식하게 되었습니다.
- 네트워크 불안정과 동기화 지연 NAS는 사내 네트워크에 의존하기 때문에 접속이 끊기거나 동기화가 지연되는 일이 발생했습니다. 수정본이 바로 반영되지 않거나 다시 연결해야 하는 상황이 반복되면서 업무 효율에 영향을 주었습니다.
- 외부·모바일 접근의 제약 외근이나 퇴근 후에도 자료를 확인해야 하는 경우가 있었지만 나스는 회사 PC가 아니면 접근이 쉽지 않았습니다. 모바일 환경에서는 활용이 제한적이어서 긴급한 상황에서 불편이 따랐습니다.
데이터 보안과 협업 환경 개선, 클라우다이크를 선택한 이유
바이저는 퇴사자의 파일 삭제 사고 이후 동일한 문제가 반복되지 않도록 관리 구조를 재정비하기로 했습니다. 단순 저장 공간이 아니라, 삭제 복구와 권한 통제가 가능한 환경이 필요했습니다.
1. 삭제 파일 복구 및 버전 관리
클라우다이크는 파일 삭제 이력을 관리자가 확인하고 복구할 수 있으며, 파일 수정 이력도 함께 관리할 수 있습니다. 예기치 않은 삭제나 수정이 발생하더라도 이전 상태를 확인하고 되돌릴 수 있어, 데이터 유실에 대한 부담이 크게 줄었습니다.
2. 세분화된 권한 관리
사용자·폴더 단위로 읽기, 쓰기, 관리 권한을 설정할 수 있어 파일 접근 범위를 명확히 통제할 수 있습니다. 퇴사자 발생 시에도 즉시 권한 회수가 가능해, 파일 관리가 개인이 아닌 조직 차원에서 이루어지도록 체계를 정비했습니다.
3. 팀 단위 파일 공유 방식의 변화
도입 이후에는 카카오톡 등 메신저로 파일을 주고받는 대신, 클라우다이크에 파일을 업로드해 팀원들이 바로 확인하고 수정하는 방식으로 전환했습니다. 경영지원팀 내부에서는 파일 공유의 90% 이상을 클라우다이크로 처리하고 있으며 전달과 수정 과정이 훨씬 단순해졌습니다.
4. 모바일·외부 접근성 개선
이제 외근이나 퇴근 후에도 모바일 앱을 통해 바로 파일을 확인할 수 있습니다. 별도 설정 없이 문서를 열람할 수 있어, 긴급한 상황에서도 빠르게 대응할 수 있는 환경이 마련되었습니다.
(요약) 바이저가 클라우다이크를 선택한 이유
- 삭제 파일 복구 및 이력 관리: 퇴사자 파일 삭제 이후, 복구 가능한 구조 마련
- 세분화된 권한 설정: 사용자·폴더별 접근 통제로 내부 관리 체계 강화
- 팀 중심 파일 공유: 메신저 대신 클라우다이크로 공유 방식 정착
- 모바일·외부 접근 지원: PC·모바일 어디서나 문서 확인 가능
- NAS 대비 안정적인 운영 환경: 네트워크 의존과 동기화 문제 개선
NAS·LG 웹하드에서 전환을 고민 중인 기업이라면?
다음과 같은 상황이라면 파일 관리 환경을 점검해 볼 필요가 있습니다.
- 퇴사자 파일 삭제나 복구 체계가 불안하다.
- LG 웹하드 사용 중 권한 관리나 협업 방식이 제한적이다.
- 메신저 중심 파일 공유로 최종본 관리가 복잡하다.
- 외부에서 문서 접근이 번거롭다.
바이저처럼 NAS 중심 구조에서 벗어나 보다 체계적인 관리 환경을 구축하고 싶다면, 클라우다이크 도입을 고려해 보세요.
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