공공기관은 왜 아직도 한글(HWP)을 쓸까? ‘한글 파일 뷰어’ 없이 협업하는 방법

또 HWP(한글)인가요?

“공공기관 자료를 찾았는데 또 한글 파일이네요.”

“열어보려면 한컴 뷰어부터 설치해야 해서 그냥 포기했어요.”

한글 파일 뷰어를 매번 찾아 설치하는 일, 번거롭지 않나요? 기업에서는 이미 PDF, 구글 Docs, 워드로 실시간 협업이 일상이 됐지만 공공기관은 여전히 HWP(한글 문서)를 중심으로 사용하고 있습니다.

공공기관 입장에서는 한글이 익숙하고 기능이 단순해 문서 작성에 집중할 수 있다는 장점이 있지만 단점도 명확합니다. 수정 이력 추적이 어렵고, 누가 언제 고쳤는지 기록이 남지 않아 협업이 제한적이에요.

결국 문서를 보내는 쪽도, 받는 쪽도 불편합니다. 한쪽은 여전히 폐쇄된 형식을 지키고 다른 한쪽은 그 형식에 맞추기 위해 매번 뷰어를 설치하죠. 그렇다고 한글 파일을 완전히 포기할 수도 없습니다. 그렇다면 기업과 공공기관 모두가 불편하지 않은 방식으로 한글 파일을 주고받는 방법, 없을까요?

공공기관은 왜 아직도 한글(HWP)을 쓸까?

‘공문서 표준’이자, 행정 시스템의 근간

공공기관이 여전히 한글(HWP) 문서를 고수하는 이유는 분명합니다. 단순한 워드 파일이 아니라 ‘행정 표준’이기 때문이죠. 1990년대 초 정부가 한글(HWP)을 공문서 표준 포맷으로 지정하면서, 대부분의 행정 전산망과 결재 시스템이 이 형식을 기반으로 구축됐습니다. 지금도 내부 결재 문서와 보고서 대부분이 한글 양식을 기반으로 작성되며 사용하는 직원 입장에서는 별도 교육 없이, 익숙한 양식으로 빠르게 문서를 올리고 승인받을 수 있죠.

편리하지만 비효율적인 협업 환경

문제는 이 익숙함이 여전히 ‘문서를 주고받는 행정’에 머물러 있다는 점입니다. 결재는 오프라인과 병행되고 문서 공유는 협업 툴이 아닌 첨부·전송 방식으로 이뤄집니다. 보안 정책상 외부 클라우드나 협업 도구를 사용할 수도 없어 문서가 한 번 만들어지면 수정·공유·협업이 사실상 단절됩니다.

한글 문서는 작성과 결재에는 편리하지만 수정 기록이 남지 않아 ‘누가 언제 고쳤는지’를 추적하기 어렵습니다. 공문 하나를 고칠 때마다 파일을 새로 저장해 다시 메일로 보내거나 프린트해야 하죠. 작은 오타 하나를 바꾸기 위해 같은 과정을 반복하는 일도 드물지 않습니다. 문서가 쌓일수록 관리가 복잡해지고, 협업보다는 ‘버전 정리’에 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.

결국 공공기관의 문서 시스템은 안정성은 확보했지만 협업과 생산성 면에서는 여전히 닫힌 구조로 남아 있습니다.

기업은 왜 한글 문서가 불편할까?

기업에서 한글(HWP) 파일은 이미 ‘낯선 포맷’이 되었습니다. 대부분의 직장인은 워드나 구글 Docs, 노션 같은 협업 툴에 익숙하고, 한글 프로그램을 쓸 일이 거의 없죠. 그래서 공공기관에서 내려받은 HWP 파일을 보면 자연스럽게 이런 생각이 듭니다.

“열어보려면 또 한글 뷰어 깔아야 하나요?”

1️⃣ 열기부터 막히는 한글 뷰어

공공기관에서 받은 한글 파일은 대부분 바로 열리지 않습니다. 한컴 뷰어나 온라인 뷰어를 따로 설치해야 하고, 열더라도 ‘읽기 전용’이라 내용을 수정하거나 코멘트를 달 수 없습니다. 단순히 문서를 보기 위해 프로그램을 설치하고, 다 본 뒤 다시 삭제하는 과정은 업무 흐름을 끊어버리는 대표적인 비효율입니다. 특히 맥 사용자나 모바일 환경에서는 실행조차 쉽지 않아 파일 확인이 며칠씩 지연되는 일도 있습니다.

2️⃣ 협업 문화와 맞지 않는 비효율적 포맷

기업의 문서 문화는 이미 실시간 협업 중심으로 바뀌었습니다. 구글 Docs, 마이크로소프트 365, 노션, 컨플루언스 등에서 여러 명이 동시에 문서를 작성하고 피드백하는 것이 기본이죠. 하지만 한글 파일은 이 흐름에서 완전히 벗어나 있습니다. 편집을 위해 유료 프로그램이 필요하고 수정할 때마다 새 버전으로 저장해서 전송해야 합니다. 작은 문구 하나를 바꾸기 위해서도 ‘받기–열기–편집–저장–보내기’ 과정을 반복해야 하죠. 이런 구조에서는 협업이 아니라 파일 순환이 일이 됩니다.

3️⃣ 비호환성에서 오는 업무 단절

한글 문서는 기업 간 협업에도 걸림돌이 됩니다. 외주나 파트너사가 HWP를 지원하지 않으면 결국 PDF로 변환해 주고받아야 하고, 수정 요청이 생기면 다시 원본을 열어 편집해야 합니다. 또한 구글 Docs나 워드처럼 수정 이력과 코멘트가 자동 저장되지 않아 ‘최종본’, ‘최종진짜’, ‘진짜최종본’이 줄줄이 생기는 일도 흔하죠. 협업이 아니라 파일을 맞추는 데 더 많은 시간이 소요되고, 프로젝트 단위로 쌓일수록 관리 부담이 커집니다.

결국 기업 입장에서 한글 문서는 ‘열 수는 있지만, 함께 일하기엔 불편한 형식’입니다. 빠른 피드백과 실시간 협업이 기본이 된 시대, HWP는 업무 효율을 높이는 도구가 아니라 오히려 멈추게 하는 포맷이 되고 있습니다.

한글 파일도 협업할 수 있을까?

그렇다면 공공기관은 여전히 한글(HWP)을 쓰고, 기업은 다른 협업 툴을 사용하는 이 간극을 어떻게 메울 수 있을까요? 바로 클라우다이크에서는 파일 형식이 달라도 협업이 가능합니다.

클라우다이크는 한글 문서든 워드든, PDF든 상관없이 열람·공유·버전 관리가 모두 가능한 통합 협업 환경을 제공합니다.

• 한글(HWP) 파일도 바로 보기 한컴 뷰어나 별도의 프로그램 설치 없이 웹에서 바로 미리보기로 확인할 수 있습니다.Office 문서부터 한글, PDF, HTML, DWG 파일까지 별도 라이선스 없이 열람이 가능해 공공기관 문서도 빠르게 확인하고 필요한 내용을 바로 공유할 수 있습니다.

• 파일이 아닌 ‘링크 단위 협업’ 이메일 첨부 대신 공유 링크 한 번으로 안전하게 파일을 주고받을 수 있습니다. 접근 권한, 만료일, 열람 기록까지 관리 가능하며, 문서를 다운로드하지 않아도 같은 링크에서 최신 버전을 확인할 수 있습니다. 공공기관과 기업이 서로 다른 시스템에서도 동일 문서 기반으로 협업할 수 있는 구조입니다.
• 자동 버전 관리로 수정 이력 추적 클라우다이크는 파일의 변경 내역을 자동으로 기록합니다. 누가 언제 어떤 부분을 수정했는지 추적할 수 있고, 이전 버전으로 되돌리거나 비교하는 것도 간단합니다. 문서 버전이 꼬이거나 ‘최종본’ 혼란이 사라집니다.
• 보안과 편의성, 둘 다 기본값으로 공유 시 비밀번호, SMS 인증, 링크 만료일, 접근 알림을 설정할 수 있어 무단 접근을 차단합니다. 공공기관 수준의 보안 인프라(CSAP 인증)로 안전하게 문서를 보호하면서도 협업 효율은 그대로 유지됩니다.

• 팀원과 함께 실시간으로 수정하기 문서를 열람하는 데서 끝나지 않습니다. 팀원과 함께 동시에 편집하고, 실시간 채팅으로 의견을 주고받을 수 있습니다. 클라우다이크의 실시간 편집 기능은 단순한 ‘파일 보기’가 아닌 ’함께 일하는 공간’으로 문서 협업 방식을 바꿔줍니다. (*한글(HWP) 파일은 실시간 문서 편집이 적용되지 않습니다)

결클라우다이크는 ‘파일을 주고받는 방식’이 아니라 ‘같은 공간에서 함께 일하는 방식’으로 문서 협업을 바꿉니다. 파일 종류에 상관없이 누구나 안전하게 접근하고 동시에 확인할 수 있죠.

파일의 형식보다 중요한 건 협업의 흐름

결국 문제는 한글(HWP) 문서냐, 워드냐가 아닙니다. 누가, 어디서, 어떤 파일로 일하더라도 함께 일할 수 있는 환경이 중요하죠. 클라우다이크는 형식에 구애받지 않는 협업을 가능하게 합니다.

공공기관과 기업, 모두가 한 공간에서 문서를 확인하고 의견을 나누며 보안은 지키고, 효율은 높이는 진짜 협업 환경을 만들어갑니다. 지금 바로 클라우다이크에서 파일의 형식을 넘어선 새로운 협업 방식을 경험해 보세요.