아직도 메신저로 파일 보내시나요?
카카오톡, 슬랙, 네이버웍스 같은 메신저는 빠른 의사소통에 정말 편리하죠. 그러나 편리함에 기대어 중요한 업무 파일까지 전송하는 습관은 나도 모르게 보안 사고의 주범이 될 수 있습니다. 실제로 국내 기업 보안사고 중 약 30%는 업무 중 과실이며 그중 상당수가 메신저·이메일을 통한 무방비 파일 전송에서 시작됩니다.
특히 우리나라 직장 문화 특성상 PC 카톡이나 개인 메신저로 중요한 파일을 주고받는 경우가 많은데요. 한번 보내면 편하게 끝나는 것 같지만, 실은 보안·관리·효율성 모든 면에서 취약점이 큽니다.
1. 메신저 파일 전송, 왜 위험할까?
① 파일 보안 취약성
메신저로 주고받는 파일은 중간 서버에 일정 기간 저장됩니다. 이 과정에서 해킹이나 계정 도용 시 파일이 외부로 유출될 수 있고 서버 보관 기간이 지나면 자료가 복구 불가능하게 사라집니다. 특히 계약서, 고객 명단, 재무 보고서처럼 기밀성이 높은 자료는 개인정보 유출로 간주돼 과징금·법적 책임까지 이어질 수 있습니다.
② 접근 권한 통제 어려움
채팅방에 있는 사람이라면 누구나 파일을 다운로드할 수 있습니다. 예를 들어, 퇴사한 직원이 여전히 채팅방에서 과거 파일을 다운로드한다거나, 외부 협력사가 함께 있는 방에서 내부 문서가 무분별하게 공유되는 문제 모두 실제로 발생합니다. 메신저에서는 이런 권한 관리가 사실상 불가능해 자료 유출 가능성이 늘 존재합니다.
③ 버전 관리 미흡
‘초안 전달드립니다’,
’2차 버전 전달드립니다’
‘수정본 전달드립니다.’
업무 파일은 업데이트가 자주 일어나지만 메신저에서는 최신 버전을 한눈에 확인하거나 과거 버전과 구분할 방법이 없습니다. 결국 수정 전 파일로 일하다 실수하거나, 여러 버전이 뒤섞여 퀄리티가 저하되는 등 업무 비효율이 불가피합니다.
2. 메신저 파일 전송이 업무 효율을 떨어뜨리는 이유
① 원하는 자료 검색 불편
카카오톡이나 슬랙 같은 메신저를 한두 개의 채널만 사용한다면, 이전에 주고받은 자료를 찾는 것은 비교적 쉽습니다. 그러나 실제 업무 환경은 그렇지 않죠. 팀별, 프로젝트별, 기간별로 채널과 대화방이 늘어나고, 수많은 파일이 오고 갑니다. 몇 달, 몇 년이 지나면 채널이 삭제되거나 담당자가 퇴사하면서 자료 접근이 불가능해질 수 있습니다. 게다가 메신저의 보관 기한이 지나면 파일 자체가 서버에서 삭제됩니다.
이럴 때 과거에 주고받은 중요한 파일을 찾으려면 정확한 파일명이나 키워드를 기억해야 하지만, 현실적으로는 기억나지 않는 경우가 많죠. 검색 기능을 써도 채팅 내용과 파일이 섞여 있어서 원하는 자료를 찾기까지 불필요한 시간을 소모하게 됩니다. 결국 자료 검색은 끝없는 스크롤과 채팅 내역 뒤지기로 이어지고, 이는 곧 업무 지연으로 연결됩니다.
② 알 수 없는 업무 히스토리
메신저 중심의 업무는 ‘속도’라는 장점이 있지만, 그만큼 업무의 전후 맥락을 잃기 쉽습니다. 예를 들어, 파일이 전송되기 전 어떤 요청이 있었고, 이후 어떤 수정 사항이 반영됐는지를 확인하려면 채팅 내역을 처음부터 다시 읽어야 합니다. 그런데 메신저 대화는 주제와 상관없는 이야기가 섞이기 쉽고, 참여자가 많을수록 대화의 흐름이 더 산만해집니다.
또한 모바일·PC 환경에 따라 전송 오류나 실패가 발생할 수 있고, 이런 경우 담당자도 모르는 사이 자료가 누락되기도 합니다. 이력 추적이 되지 않으니 “누가, 언제, 어떤 파일을 받았는지”를 확인하는 데만도 많은 시간이 들고, 법적 분쟁이나 내부 감사 상황에서 증빙 자료를 확보하기 어려워집니다.
③ 전송 파일 용량 제한 & 보관 기간 제한
업무에 쓰이는 파일은 문서, 이미지, 영상, 설계도 등 다양합니다. 특히 도면, 연구 자료, 영상 파일은 수백 MB에서 수 GB까지 용량이 나가는 경우가 많습니다. 그러나 메신저에는 전송 용량과 보관 기간의 한계가 있죠.
- 카카오톡: 파일 최대 300MB, 보관 30일
- 네이버웍스: 파일 최대 1GB, 보관 기간 제한
- 슬랙(무료 버전): 채널 전체 용량 5GB, 메시지·파일 90일 보관 제한
이 제한을 넘는 파일은 전송 자체가 불가능하고, 전송 가능한 파일도 일정 기간 후에는 자동으로 삭제됩니다. 결국 프로젝트가 장기화되면 초반에 공유한 자료를 다시 찾아 쓰기가 불가능해지죠.
파일을 열어보지도 않은 채 ‘확인했다’고 넘겼다가, 수일 뒤 확인하려니 보관 기간이 지나버려 손쓸 수 없었던 경험… 한 번쯤 있으시죠?
게다가 일부 메신저는 사진·영상 파일을 자동으로 압축해 품질을 떨어뜨립니다. 고해상도 이미지, 원본 도면, 계약서 등은 압축 과정에서 중요한 세부 정보가 손상될 수 있습니다. 또 특정 확장자나 포맷의 파일은 아예 전송이 불가능한 경우도 있어요.
따라서 메신저 파일 전송은 단기 자료 교환에만 적합하며 업무자료의 보관·공유에는 별도의 안전한 대안 선택이 필수입니다.
3. 보안 취약성과 법적 리스크
메신저 전송은 편리하지만, 법과 규제의 관점에서 보면 굉장히 위험합니다.
개인정보, 산업기밀, 계약서, 내부 재무자료 등 민감 정보가 포함된 파일을 메신저로 보냈다가 유출되면, 단순 실수를 넘어 법적 위반이 될 수 있습니다.
- 개인정보보호법: 주민등록번호, 연락처, 계좌번호 등 개인정보를 유출하면 과징금·형사처벌 가능
- 산업기술보호법: 국가핵심기술·기밀 유출 시 형사 처벌 및 손해배상
- ISMS-P·ISO27001: 정보보호 인증 유지에 치명적 영향, 재심사 및 시정조치 비용 발생
무엇보다 메신저 파일 전송은 이력 추적이 제대로 되지 않아 유출 사고가 발생하면 “누가, 언제, 어디로 보냈는지” 입증이 어렵고, 결국 기관이나 기업이 조직 차원에서 모든 책임을 져야 하는 상황까지 이어집니다.
메신저는 ‘소통용’, 업무 파일은 ‘안전한 저장소’로
메신저 파일 전송은 긴급한 자료 공유에는 유용할 수 있지만, 장기 보관이 필요한 자료·기밀성이 높은 문서·대용량 파일에는 절대 적합하지 않습니다. 보관 기한 제한, 버전 혼선, 보안 취약, 법적 위험까지 감안하면 업무 파일은 반드시 관리·보안·협업이 가능한 전용 클라우드 스토리지로 옮겨야 합니다.
클라우다이크는
- CSAP 인증으로 공공기관·기업 모두 보안 요건 충족
- 링크 공유, 권한 제어, 이력 관리 등 관리 기능 완비
- 대용량·장기 보관·원본 품질 그대로 유지
- 내부·외부 협업, 모바일·PC 모두 완벽 지원
안전하고 효율적으로 일하려면, 오늘부터 메신저 파일 전송 습관을 바꾸는 것이 첫걸음입니다.
