공공기관 협업, 왜 어려울까? 디지털 전환을 위한 클라우드 협업 환경 구축 가이드

공공기관은 정말 협업이 어려울까?

공공기관이나 공기업은 왠지 ‘비효율’의 대명사처럼 느껴지곤 합니다. 문서는 반드시 인쇄해야 할 것 같고, hwp 파일만 써야 할 것 같고, 전자결재 시스템은 느리고 자주 오류가 나죠. 이런 인식은 단지 외부인의 오해일까요? 아니면 여전히 남아 있는 현실일까요?

하지만 지금 공공기관의 업무 환경은 조용히 변화를 맞이하고 있습니다. 주 4.5일제와 유연근무제 도입 논의, 비대면 민원 서비스 확대 등 공직 사회도 이제 더 유연하고 효율적인 방식의 일하기를 요구받고 있죠. 물론 제도나 시스템만으로는 변화가 오지 않습니다. 진짜 변화는 조직 전체의 인식 전환과 새로운 협업 환경의 정착에서 시작됩니다.

공공기관 협업이 어려운 이유는?

공공기관의 디지털 전환은 생각보다 더디게 진행되고 있습니다. 협업 환경이 구축되지 않는 데는 다음과 같은 구조적인 이유가 있습니다.

1. 과중한 민원 및 행정 업무

공공기관 실무자들은 하루 중 상당 시간을 반복적인 민원 응대와 행정 처리에 소모하고 있습니다. 2023년 정부 통계 기준, 실제로 업무 시간의 43.2%가 민원 및 행정 처리에 집중되고 있습니다. 실제 공무원 4명 중 1명만 정시퇴근을 하고 2명 중 1명은 연차휴가의 절반도 사용하지 못한다고 해요. 갈수록 업무량은 늘고 인력은 줄어드는 가운데, 정작 생산적인 협업이나 전략 과업에 투입할 에너지와 시간이 부족할 수밖에 없는 거죠. 현실적으로 ‘협업’, ‘유연한 근무’와 같은 논의를 하기 전에 ‘기본적인 인프라 점검’과 인력 지원부터 점검할 필요가 있습니다.

2. 상명하복 중심의 의사결정 구조

이게 가장 큰 원인일 텐데요. 공공기관에서 민간 같은 협업 문화가 자리잡지 못하는 이유 중 하나는 여전히 강력하게 작동하는 계층적 의사결정 구조입니다. 현장 실무자가 필요성을 느껴도, 상층부의 결정권자가 변화의 필요성을 느끼지 못하면 실질적인 시스템 도입이 어렵게 됩니다. 보수적 조직 문화와 느린 의사결정, 단절된 소통 구조는 새로운 디지털 협업 환경으로의 전환을 어렵게 만드는 요인으로 작용합니다.

3. 구시대적 업무 관행

여전히 많은 공공기관이 HWP 기반 문서 작성, 인쇄물 중심의 결재, 로컬 저장소 중심의 자료 관리에 머물러 있습니다.

• 디지털 협업 도구 활용률: 27.3%
• 공문 시스템 통한 업무 처리 비중: 약 69%
• HWP 기반 문서 작성 비율: 81.5%
  (출처: 행정안전부, 2024 공공기관 디지털전환 실태조사)

이러한 환경은 부서 간 파일 공유의 어려움, 포맷 호환성 문제, 불필요한 인쇄 및 반복 작업 등으로 이어져 실질적인 협업 단절과 업무 생산성 저하로 직결됩니다.

4. 보안과 예산, 인프라 등 현실적 한계

공공기관과 공기업이 디지털 협업 환경을 구축하는 데 있어 가장 현실적인 장벽 중 하나가 바로 보안 체계 유지와 예산, 인력 운용 한계입니다. 공공 부문은 민간보다 훨씬 높은 수준의 데이터 보안과 정보 보호 체계를 요구받지만, 이를 뒷받침할 현실적 자원 즉, 예산과 전문 인력은 턱없이 부족한 경우가 많습니다.

• 2024년 국가정보원의 사이버보안 실태평가에 따르면, 대부분의 공공기관이 백업·복구 체계를 확보했지만, 정기적인 복구 훈련이 미흡하다고 지적받았습니다.
• 2024년 기준 정부 부문 IT 보안 예산은 약 150억 달러(한화 15조원) 규모이나, 부처별 예산은 규모∙기능∙우선 순위에 따라 차이가 격차가 존재합니다.

여기에 더해 기관마다 상이한 근로계약 구조, 임금 산정 방식, 정원 및 인건비 예산의 경직성 등도 문제입니다. 이런 구조에서는 전문 인력의 확충은 커녕 기본적인 운영 유연성조차 확보하기 어려운 구조입니다. 아무리 협업 도구가 혁신적이라 해도, 이를 안정적으로 운영하고 관리할 인력과 예산이 뒷받침되지 않으면 지속 가능한 변화를 기대하긴 어렵습니다.

공공기관 협업 환경 구축 방법 5가지

공공기관이 협업 문화를 정착시키기 위해서는 단순히 새로운 도구를 도입하는 것을 넘어, 업무 방식과 조직 문화를 함께 바꾸는 실질적인 변화가 필요해요. 다음의 5가지 방안은 실무자부터 관리자, 결정권자까지 모두가 현실적으로 실행할 수 있는 방향입니다.

1. 조직 전체의 인식 개선(실무자 + 결정권자 모두)

디지털 전환은 시스템 도입이 아니라 ‘함께 일하는 방식’의 변화에서 시작됩니다. 특히 협업 환경 구축은 관리자와 실무자뿐 아니라 결정권자까지 유연한 사고를 바탕으로 공동의 인식을 형성해야 성과를 낼 수 있습니다.

• 실무자 중심이 아닌, 조직 전체의 디지털 개방성 확보
• 변화 필요성을 ‘업무 효율성’ 관점에서 설득
• 사용 매뉴얼, FAQ, 우수사례 등 지속적 가이드라인 마련

2. 클라우드 기반 유연 근무환경 구축

근무 환경이 다양화되면서 언제 어디서나 안전하게 접속 가능한 인프라가 필수입니다. 공공기관도 원격근무, 유언근무제, 하이브리드 근무에 대응할 수 있는 클라우드 기반 업무 환경을 구축해야 합니다.

• 원격근무, 유연출퇴근제와 연계된 실시간 협업 환경 설계
• 모바일·PC 동시 지원 가능한 플랫폼 도입
• 공공기관 전용 보안 요건 충족하는 플랫폼 활용
• 근무방식과 협업 환경을 유기적으로 연결한 정책 설계

3. 문서∙파일 중심의 협업 환경 표준화

업무의 기본 단위인 문서∙파일부터 표준화된 협업 구조로 전환해야 합니다. 흩어진 문서 관리 체계는 협업의 가장 큰 걸림돌이 될 수 있습니다.

• 폴더 및 파일 구조 일원화, 직관적인 문서 정리 체계 구축
• 문서∙엑셀∙프레젠테이션 등 공동 편집 지원
• 버전 관리, 협업 기록, 댓글 기능이 남는 도구 활용

4. 실시간 자료 공유와 접근 권한 관리 강화

부서 간 협업을 원활하게 하려면 명확한 권한 기반 접근 체계가 필수입니다.

• 팀 단위의 자료 저장소 분류 및 권한 설정
• 열람 이력 기록, 실시간 공유 및 수정 추적 기능 확보
• 자료 유출 방지를 위한 내부 보안 정책 연동

5. 구시대 문서 시스템에서 협업 친화 포맷으로 전환

여전히 많은 공공기관이 HWP 기반의 문서 작성 환경에 머물러 있습니다. 하지만 이는 실시간 협업, 다중 접근, 포맷 호환성 등에서 명확한 한계를 드러냅니다.

• 협업 친화 포맷(ODT, DOCX 등)으로의 전환
• 보안·백업 기능이 적용된 환경에서의 다중 포맷 지원
• 하이브리드 업무를 위한 웹 기반 문서 작성 도구 도입

공공기관의 새로운 협업 환경, 클라우다이크에서 바꿔보세요

공공기관의 협업 환경을 바꾸는 가장 현실적인 첫걸음, 클라우다이크입니다. 별도의 인프라 구축 없이도 합리적인 예산으로 전 직원이 하나의 시스템에서 함께 일할 수 있어요. 언제 어디서나 안전하게 문서를 열람하고 공유하고 편집할 수 있는 환경을 만들어 보세요.

더 이상 결재 문서를 종이로 출력하지 않아도 됩니다.
파일을 수정하고 또다시 공유하는 비효율적인 반복도 끝낼 수 있습니다.
고용량 파일도 이메일이나 메신저 대신 손쉽게 클라우드로 전달할 수 있습니다.

보안성, 실시간 협업, 유연한 파일 공유, 백업∙아카이브 기능까지! 협업에 필요한 모든 기능을 하나의 플랫폼에서 제공합니다.

클라우다이크는 이미 공공기관, 교육기관, 협회 등 다수의 기관에서 안정적으로 사용 중인 협업 클라우드 서비스입니다. 특히 보안 요건이 까다로운 환경에서도 사용할 수 있도록, CSAP 인증 클라우드 전환도 지원합니다.

클라우다이크, ‘혁신제품’으로 공식 인증받았습니다

클라우다이크는 최근 공공기관용 스마트 클라우드 스토리지 서비스로 ‘혁신제품’에 지정되었습니다. 이는 정부가 클라우다이크의 기술력과 공공 업무 환경에 최적화된 협업 솔루션 역량을 공식적으로 인정한 결과입니다.

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