반도체 장비 부품 제조 기업인 기연은 본사에서는 드롭박스, 지사에서는 클라우다이크를 사용하고, 일부 업무 자료는 직원 개인 PC에 보관하고 있었습니다. 특히 반도체·제조 기업은 도면과 거래처 자료 등 중요한 업무 데이터를 다루는 만큼, 파일이 여러 공간에 흩어질수록 접근 관리와 정보 유출 대응도 어려워질 수 있습니다. 이처럼 조직마다 파일 관리 방식이 다르면 필요한 자료를 찾거나 담당자가 자리를 비웠을 때 업무를 이어가기 어렵습니다. 기연 역시 이런 문제를 줄이기 위해 본사와 지사의 파일 관리 환경을 통합하기로 했습니다.
기존 파일 공유 방식, 이런 점이 불편했어요
- 본사·지사로 나뉜 파일 관리 방식 서로 다른 클라우드를 사용해 양쪽 자료를 한 번에 확인하기 어려웠습니다.
- 개인 PC 보관으로 생기는 업무 공백 담당자가 자리를 비우면 필요한 파일을 바로 확인하거나 전달받기 어려웠습니다.
- 필요할 때마다 요청해야 하는 파일 공유 지사 자료가 필요할 때마다 담당자에게 요청해야 했고, 시간이 지난 파일은 다시 받아야 하는 경우도 있었습니다.
기연은 먼저 본사에서 사용하던 드롭박스(Dropbox)로 파일을 통합하는 방향을 검토했습니다. 이미 익숙하게 사용하던 서비스였고, 당시 확인한 요금 수준도 부담스럽지 않다고 판단했기 때문입니다. 실제로 클라우다이크를 해지하고 드롭박스로 파일을 이전하는 작업까지 진행했습니다.
본사·지사 파일 통합과 운영 효율 개선, 클라우다이크를 선택한 이유
하지만 전사 사용을 기준으로 비용과 운영 방식을 구체적으로 따져보자 처음 예상과 다른 점이 보였습니다. 사용 인원에 따른 비용과 고객지원, 실제 사용 편의성을 다시 비교한 끝에 기연은 클라우다이크를 재도입했습니다.
1. 실제 사용자 수를 반영하자 예상 비용이 크게 늘어났습니다
본사에서 드롭박스 무료 요금제를 사용할 때는 기업 전체가 이용할 경우의 비용을 체감하기 어려웠습니다. 담당자가 실제 필요한 사용자 수를 반영해 계산하자 예상 비용은 월 수백만 원대로 높아졌고, 당시 클라우다이크 이용 비용은 그 약 15% 수준이었습니다.
드롭박스는 사용 인원에 따라 비용이 늘어나는 구조인 반면, 클라우다이크는 필요한 저장 용량과 사용자 수에 맞춰 요금제를 선택할 수 있어 조직 규모에 따라 유연하게 구성할 수 있습니다. 기연 역시 전사 사용 비용을 따져본 결과 클라우다이크가 더 적합하다고 판단했습니다.
2. 국내 고객지원으로 필요한 안내를 바로 받을 수 있었습니다
드롭박스 계정 문제를 문의했을 때는 이메일로 소통해야 했고, 담당자의 경험상 해결까지 약 일주일이 걸렸습니다. 반면 클라우다이크는 국내 고객센터와 담당자에게 바로 문의하고 필요한 내용을 유선으로 안내받을 수 있다는 점이 장점이었습니다.
3. PC 클라이언트로 익숙한 방식으로 사용할 수 있었습니다
클라우다이크 재도입을 결정했을 때 본사 직원들은 웹에서만 사용해야 한다는 인식 때문에 불편하지 않을지 우려했습니다. 하지만 상담 과정에서 PC 클라이언트를 이용하면 드롭박스처럼 PC에서 파일을 확인하고 관리할 수 있다는 점을 안내받았고, 실제 사용 방법도 어렵지 않았습니다.
4. 필요한 파일을 직접 확인하는 방식으로 바뀌었습니다
클라우다이크에 본사와 지사의 업무 자료를 모으면서 개인 PC와 카카오톡을 오가던 파일도 함께 관리할 수 있게 됐습니다. 특히 총무팀은 기존처럼 지사 담당자에게 엑셀 파일을 매번 요청하지 않고 필요할 때 클라우드에서 직접 확인할 수 있게 됐습니다.
“사소한 게 쌓이니까 또 그게 힘들어지더라고요.”
파일 작업이 끝났는지 확인하거나 시간이 지난 자료를 다시 요청하는 작은 과정이 줄면서, 담당자 간 반복되는 커뮤니케이션도 함께 줄었습니다.
(요약) 기연이 클라우다이크를 다시 선택한 이유
- 실제 사용 인원을 고려한 비용 효율
- 국내 고객센터와 담당자를 통한 빠른 지원
- PC 클라이언트를 활용한 익숙한 파일 관리
- 본사·지사와 개인 PC에 흩어진 파일 통합
- 카카오톡 파일 요청을 줄인 공용 클라우드 환경
본사·지사 파일 통합이나 기업용 클라우드 전환을 고민 중이라면?
다음과 같은 상황이라면 파일 관리 환경을 점검해 보세요.
- 본사와 지사·공장·지점이 서로 다른 클라우드를 사용하고 있다.
- 사용 인원이 늘면서 사용자당 과금 부담이 커지고 있다.
- 업무 자료가 개인 PC나 메신저에 나뉘어 있다.
- 담당자가 자리를 비우면 필요한 파일을 바로 확인하기 어렵다.
- 문제 발생 시 빠르게 문의할 수 있는 국내 지원 창구가 필요하다.
기업용 클라우드는 처음 보이는 요금만 비교하기보다 실제 사용할 인원을 반영한 전체 비용과 운영 방식까지 함께 확인하는 것이 중요합니다. 구성원이 익숙하게 사용할 수 있는지, 문제가 생겼을 때 필요한 지원을 빠르게 받을 수 있는지도 살펴봐야 합니다.
기연처럼 여러 사업장의 파일을 통합하고 비용과 운영 부담까지 줄이고 싶다면 클라우다이크 무료체험으로 우리 조직에 맞는 파일 관리 환경을 직접 확인해 보세요.
자주 묻는 질문
Q. 드롭박스에서 국내 클라우드로 옮기면 어떤 점이 달라지나요?
비용 구조와 고객지원 방식에서 차이가 있습니다. 드롭박스의 업무용 요금제는 사용자당 과금 방식이라 사용 인원이 늘면 전체 비용도 함께 증가합니다. 클라우다이크는 저장 용량과 사용자 수에 따라 요금제를 선택할 수 있고, 국내 고객센터와 담당자를 통해 문의할 수 있습니다.
Q. 사용 인원이 늘면 기업용 클라우드 비용은 어떻게 달라지나요?
많은 기업용 클라우드 스토리지는 사용자당 과금(Per-user) 방식의 구독제를 사용합니다. 따라서 이용 인원이 늘수록 매달 지불해야 하는 비용도 함께 커지고, 조직 규모에 따라 월 수백만 원 수준의 고정비가 발생할 수 있습니다.
반면 클라우다이크는 저장 용량과 사용자 수에 맞춰 요금제를 선택하는 방식이며, 일정 용량 이상에서는 사용자 수 제한 없이 이용할 수 있습니다. 인원이 많은 조직이라면 사용자당 비용뿐 아니라 실제 전사 사용 기준의 총비용을 함께 비교해 보는 것이 좋습니다.
Q. 클라우다이크도 드롭박스처럼 PC에서 파일을 관리할 수 있나요?
네. PC 클라이언트를 이용하면 내 PC의 폴더처럼 파일을 확인하고 관리할 수 있고, 모바일과 태블릿에서도 필요한 파일에 접근할 수 있습니다. 사무실에서는 PC로 작업하고 외근이나 이동 중에는 다른 기기로 자료를 확인할 수 있어, 장소에 구애받지 않고 업무 파일을 활용할 수 있습니다.
